Linux in Small Business : ทำบัญชีด้วย GnuCash

Keyword
Column

การใช้งานลินิกซ์สำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ตามบ้าน ที่ใช้งานทั่วๆ ไป เช่น พิมพ์งาน ดูหนัง ฟังเพลง นั้นถือได้ว่า ลินิกซ์ทำได้ทุกอย่างเกือบเท่าวินโดว์แล้ว (ยกเว้นเล่นเกม) แต่ถ้าเป็นการใช้งานในกิจการขนาดเล็ก อาจจะเป็นบริษัทหรือร้านค้าของเราเอง

ผมเคยอ่านในวารสาร Linux Jornal เมื่อไม่นานมานี้ เค้ากล่าวไว้ว่า โปรแกรมทั่วๆ ไปที่ใช้ในงานสำนักงาน มี 4 ประเภทครับ คือ ชุดออฟฟิศ, เว็บบราวเซอร์, อีเมล์และตารางนัดหมาย แล้วก็โปรแกรมบัญชี เรามาดูกันว่าโปรแกรม 4 ประเภทนี้ บนลินิกซ์มีตัวไหนที่ใช้งานได้ดีบ้าง เกณฑ์ที่ผมใช้ตัดสินนอกจากจะต้องทำงานในประเภทนั้นๆ ได้ดีแล้ว ยังต้องใช้งานภาษาไทยได้ด้วย

สำหรับโปรแกรมชุดออฟฟิศ ลินิกซ์มี OpenOffice.org ซึ่งในเมืองไทยแยกอีกเป็น 2 ตัว คือ ออฟฟิศทะเล และปลาดาว ทั้งคู่ได้รับการพัฒนาให้ใช้งานภาษาไทยได้สมบูรณ์ ตัดคำ จัดระดับวรรณยุกต์ได้ถูกต้อง สามารถอ่านไฟล์จากโปรแกรมชุดไมโครซอพท์ออฟฟิศได้ด้วย ถือว่าหมวดชุดออฟฟิศนี้ผ่านเกณฑ์ครับ

มาหมวดเว็บบราวเซอร์ สัปดาห์ที่แล้วเราแนะนำ Mozilla ไป ใช้งานภาษาไทยได้ราบรื่นไม่มีปัญหาอีกเช่นกัน

ส่วนในหมวดโปรแกรมอีเมล์ ก็ต้องดูก่อนว่าเราอยากได้โปรแกรมที่มีความสามารถขนาดไหน ถ้ารับ-ส่งอีเมล์ และเก็บอีเมล์แอดเดรสของลูกค้าทั่วๆไป Mozilla Mail ที่มากับ Mozilla ก็ทำงานส่วนนี้ได้ดี แต่ถ้าต้องการปฏิทินในตัวเหมือนกับ Outlook หรือว่าจำเป็นต้องทำงานผ่านเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange ของบริษัท อย่างนี้ Mozilla Mail ไม่พอครับ ต้องไปใช้โปรแกรม Evolution (www.ximian.com) ซึ่งลอกแบบ Outlook มาเลย เพียงแต่ว่ายังใช้งานภาษาไทยไม่ได้

หมวดสุดท้ายคือ โปรแกรมบัญชี ก็ต้องดูความสามารถที่เราต้องการอีกเช่นกัน ถ้าจะเอาขนาดคำนวณภาษีเงินได้ของไทยได้นี่ไม่มีแน่นอน แต่แค่ทำบัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัว หรือกิจการขนาดเล็ก มีระบบใบแจ้งหนี้-ใบเสร็จบ้าง ก็สามารถใช้โปรแกรมที่จะแนะนำในวันนี้ นั่นคือ GnuCash ครับ

สำหรับผู้ใช้ลินิกซ์ทะเล 5.0 ในซีดีแผ่นที่ 3 นั้นให้ GnuCash มาให้แล้ว (แต่เก่าไปหน่อยเป็นเวอร์ชัน 1.6 ตอนนี้ล่าสุดออก 1.8 แล้ว) การติดตั้งก็ทำได้ง่ายๆ เปิดเข้าไปในซีดีแผ่นที่ 3 เข้าไปในไดเรคทอรี RPMS.main แล้วไปดับเบิลคลิกที่ไฟล์ gnucash-1.6.6-7.i386.rpm แล้วก็กด OK ไปเรื่อยๆ ลินิกซ์ทะเลจะติดตั้งให้อัตโนมัติ การเรียกโปรแกรม ผมพบว่าพอลงโปรแกรมแล้ว ไม่มีไอคอน GnuCash มาให้ ต้องเรียกผ่าน terminal โดยเปิด terminal ขึ้นมาแล้วพิมพ์ gnucash ลงไป ตัวโปรแกรมจะโผล่ขึ้นมาให้เราใช้งานครับ

ความสามารถของตัวโปรแกรมนั้น เรียกได้ว่าเกินความต้องการของการใช้ทำบัญชีส่วนตัว พอฟัดพอเหวี่ยงกับการนำไปใช้ในกิจการเล็กๆ แล้ว ถ้าใครใช้โปรแกรมด้านบัญชีอย่าง Quicken บนวินโดว์ GnuCash ก็สามารถอิมพอร์ทไฟล์ .QIF (Quicken Interchange Format) จาก Quicken มาใช้งานได้

ความสามารถในการอ่านไฟล์ QIF นั้นสำคัญมาก เพราะว่านอกจาก Quicken จะเป็นมาตรฐานในโปรแกรมบัญชีแล้ว ในต่างประเทศ การทำธุรกรรมออนไลน์ หลายๆ ธนาคารจะเก็บบัญชีของเราเป็นไฟล์ QIF เนื่องจากมันเป็นมาตรฐานเปิด ดังนั้นถ้าเรามีบัญชีกับธนาคารที่ใช้ QIF จะสามารถนำไฟล์บัญชีของเราเว็บไซท์จากธนาคาร มาใช้ต่อในโปรแกรมบัญชีของเครื่องเราได้สะดวก ยิ่งถ้าเป็น GnuCash 1.8 สามารถอิมพอร์ทไฟล์ .OFX ของ Microsoft Money ได้ด้วย (สามารถดาวน์โหลด GnuCash 1.8 ได้จาก www.gnucash.org หรือถ้าใช้ RedHat 9 อยู่ จะเป็นรุ่น 1.8.1 มาแล้ว)

เมื่อเราเปิดโปรแกรมเข้ามา โปรแกรมจะถามว่าเราต้องการใช้ตัวช่วยสร้างบัญชีรึเปล่า ให้ตอบตกลง แล้วจะมีรายการมาให้เลือกว่า เราต้องการใช้บัญชีแบบไหนบ้าง ซึ่งแยกย่อยเป็นหมวดๆ อย่างละเอียด เช่น ค่าเช่าบ้าน เงินเดือน เงินในบัญชีธนาคาร หุ้น เงินกู้ ผ่อนบ้าน-ผ่อนรถ ฯลฯ คิดว่าสำหรับการทำบัญชีส่วนตัว บัญชีประเภทต่างๆ ที่โปรแกรมให้มานั้นครอบคลุมการใช้งานเกือบหมด แต่ถ้ายังไม่พอใจ เราสามารถเพิ่มชนิดของบัญชีเองได้

ความสามารถทางบัญชีพื้นฐานนั้นมีมาให้พอสมควร เราสามารถกำหนดเวลาแจ้งเตือนได้ ว่าต้องชำระเงินส่วนนี้ภายในวันไหน สามารถพิมพ์เช็คได้ แต่ตัวเลขบนเช็คยังไม่เลื่อนตามนะครับ ต้องขยับเพิ่มเอง ทำให้ไม่สะดวกนิดหน่อย โปรแกรมสามารถรายงานยอดรายรับ-จ่าย ของเราในแต่ละช่วงเวลา (กำหนดเองได้) ในรูปของตาราง และกราฟได้หลายชนิด ถ้าเป็นเวอร์ชัน 1.8 ขึ้นไป จะสนับสนุนการออกใบแจ้งหนี้-ใบเสร็จได้ด้วย

สำหรับภาษาไทย พบว่าใช้งานได้ แต่ไม่ทั้งหมดครับ ในหน้าต่างหลักสามารถใช้งานภาษาไทยได้สะดวก แต่พอเข้าไปในส่วนของบัญชีย่อยๆ นั้นจะอ่านภาษาไทยไม่ได้ ถ้านับการใช้งานที่ไม่จริงจังมากนัก ก็ถือว่าพอใช้ได้ครับ

บนลินิกซ์ยังมีโปรแกรมด้านบัญชีอีกหลายตัว ที่เป็นระดับใช้งานส่วนตัวหรือกิจการขนาดเล็ก แบบเดียวกับ GnuCash นี้มีอีก 2 ตัวครับ แต่ไม่ฟรีเหมือนกับ GnuCash นั่นคือ Kapital เป็นโปรแกรมสาย KDE ที่สร้างขึ้นมาสำหรับขายโดยเฉพาะ เท่าที่อ่านมาความสามารถจะเยอะกว่า GnuCash แต่ก็ต้องซื้อในราคา 24.95 เหรียญ สำหรับเวอร์ชันดาวน์โหลดเอง และ 29.95 เหรียญ สำหรับแบบซีดี หาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.thekompany.com/products/kapital

ส่วนอีกตัวนึงคือ Moneydance 2003 เป็นโปรแกรมที่ความสามารถเยอะ สามารถใช้งานบน MacOSX ได้ การใช้งานบนลินิกซ์นั้นต้องติดตั้ง JRE ไว้ด้วย เพราะว่า Moneydance เขียนด้วยภาษาจาวา ราคาขาย 29.99 เหรียญครับ เว็บไซท์อยู่ที่ www.moneydance.com