วิธีย้ายระบบเมล Windows Live Custom Domains มาเป็น Zoho Mail

Zoho

เรื่องมีอยู่ว่า เมื่อ 2-3 ปีก่อนเคยช่วยสนับสนุนมิตรสหายท่านหนึ่งที่ประกอบธุรกิจ SME ของตัวเอง

ทีนี้เมื่อต้องมีระบบอีเมลที่เป็น domain name ของตัวเอง (อีเมลเป็น @mydomain.com) ช่วงเวลานั้น Google Apps รุ่นฟรีไม่เปิดให้สมัครแล้ว ทางเลือกสำหรับคนที่อยากมีระบบอีเมลแบบ hosted ที่กำหนด domain name เองได้ แต่ไม่ต้องการเสียเงิน จึงเหลือแค่ Windows Live Custom Domain ของไมโครซอฟท์ ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์เก่าแก่มาตั้งแต่ยุค Windows Live Hotmail

ตอนนั้นไปช่วยเซ็ตอีเมลบน Windows Live Custom Domains จนเสร็จเรียบร้อย ใช้งานได้ดีมาเป็นเวลาหลายปี โดยที่เราไม่ต้องไปยุ่งอะไรกับระบบของมันอีกเลย

ล่าสุดกิจการของเพื่อนเริ่มขยายตัวขึ้น รับพนักงานเพิ่มเข้ามา ต้องการสร้างบัญชีอีเมลเพิ่มเติม เราก็พบความจริงกันว่า ไมโครซอฟท์เลิกให้บริการ Windows Live Custom Domains แล้วจ้า

ล่าก่อน Windows Live Custom Domains

ถ้าใครมี Windows Live Custom Domains แล้วล็อกอิน จะเห็นหน้าตาผู้หญิงคนนี้เศร้าๆ พร้อมประกาศดังภาพ

ไมโครซอฟท์ประกาศข่าวนี้ตั้งแต่เดือนเมษายน 2014 (ข่าวบน ZDNet) แต่ไม่มีใครรู้เรื่อง (ตัวผมใช้ Google Apps หมดเลยไม่ได้ยุ่งกับ Windows Live Custom Domains เลย) ส่วนเหตุผลก็ตรงไปตรงมาคือรอบ 1-2 ปีมานี้ ไมโครซอฟท์หันมาจริงจังกับ Office 365 มาก ระบบเก่าของ Hotmail ทั้งหมดจึงเตรียมถูกโละ มาใช้ระบบใหม่ของ Office 365 แทน

ผลคืออีเมลที่วิ่งผ่าน Windows Live Custom Domains ยังใช้งานได้เหมือนเดิม แต่ไม่สามารถสร้างบัญชีใหม่ได้อีกแล้ว (ไมโครซอฟท์ยังไม่บอกว่าจะเลิกให้บริการ Windows Live Custom Domains อย่างถาวรเมื่อไรกันแน่)

ทางเลือกอื่นสำหรับอีเมลองค์กร

ทางออกที่ไมโครซอฟท์แนะนำก็ตรงไปตรงมาคืออัพเกรดไปใช้ Office 365 Business ซึ่งไม่มีรุ่นฟรีให้เลือกแล้วแหละ

ถ้าเราเอาเฉพาะอีเมล (Office 365 Business Essentials ซึ่งเป็นแพ็กเกจราคาถูกที่สุด) จะตกคนละ 5 ดอลลาร์ต่อคนต่อเดือน (ราคานี้เท่ากับ Google Apps) ผมถามเจ้าตัวแล้วว่ายินดีจ่ายหรือไม่ ก็ได้คำตอบว่าถ้าเลือกได้ขอเป็นหนทางสุดท้ายดีกว่า เพราะราคา 60 ดอลลาร์ต่อคนต่อปี (คิดเป็นเงินไทยก็ราว 2 พัน) ถือว่าเยอะอยู่เหมือนกันสำหรับธุรกิจ SME

หมายเหตุ: แต่ผมว่าถ้าอยากได้ Microsoft Office Desktop มาใช้งานด้วย ปลอดปัญหาลิขสิทธิ์ จ่ายแพ็กเกจ Office 365 Business Premium เดือนละ 12.5 ดอลลาร์ก็คุ้มอยู่นะครับ เผอิญว่าเคสนี้เจ้าตัวเขาไม่ต้องใช้

พอเจอปัญหาแบบนี้เลยต้องมาหาข้อมูลเพิ่มว่าเรามีทางเลือกอะไรบ้าง เท่าที่ลองหาดู ตัวเลือกในท้องตลาดมีไม่มาก ถ้าอยากได้อีเมลแบบ cloud hosting รายใหญ่ก็มีแค่ไมโครซอฟท์ (Office 365) กับกูเกิล (Google Apps) ที่คิดราคา 5 ดอลลาร์ต่อคนต่อเดือนเท่ากัน ส่วนจะไปใช้บริการอีเมลของโฮสติ้งทั่วไป คุณภาพของบริการคงห่างไกลกันมาก (ทั้งในแง่เสถียรภาพ ตัวกรองสแปม และไคลเอนต์บนเว็บ)

เอาไปเอามาก็เลยคิดถึงเว็บแอพรุ่นเก่าหน่อยอย่าง Zoho ที่ยังให้บริการอยู่มาจนถึงทุกวันนี้ ในแง่เสถียรภาพย่อมเชื่อถือได้ ในแง่ของไคลเอนต์ ลองใช้งานแล้วก็พบว่าโอเค หน้าตาสวยงาม ใช้ง่ายไม่ช้า (แม้ว่าอาจไม่คุ้นเคยเท่ากับ Gmail) ที่สำคัญคือในฐานะรายเล็ก Zoho ที่ต้องสร้างจุดดึงดูดมากกว่ารายใหญ่ ทำให้ Zoho มีบริการฟรีสำหรับบริษัทที่มีบัญชีน้อยกว่า 10 คน

ส่วนรุ่นแบบเสียเงิน แผน Pricing ของ Zoho ก็ยังน่าสนใจกว่าพี่เบิ้มทั้งสองราย เพราะคิดราคาถูกกว่าครึ่งหนึ่งคือ 2.50 ดอลลาร์ต่อคนต่อปี ดังนั้นถ้าบริษัทยังเล็กอยู่ ใช้รุ่นฟรีก็ช่วยประหยัดไปได้มาก และถ้าในอนาคตต้องใช้มากกว่า 10 บัญชี จะอัพเกรดไปใช้รุ่นเสียเงินก็ยังมีค่าใช้จ่ายโดยรวมถูกกว่า Google Apps/Office 365 อยู่ดี

เมื่อหาเหตุผลให้ตัวเองได้ครบแล้ว ก็ได้เวลาย้ายระบบเมลจาก Windows Live มาเป็น Zoho กันครับ

วิธีการย้ายระบบเมลจาก Windows Live มาเป็น Zoho Mail

ขั้นตอนการย้ายระบบเมลจาก Windows Live มาเป็น Zoho แบ่งออกได้เป็น 3 ขั้นตอนใหญ่ๆ

  1. ลงทะเบียนและเซ็ตระบบฝั่ง Zoho
  2. เปลี่ยนค่า MX Record
  3. Migrate อีเมลเก่าจาก Windows Live มาเป็น Zoho

แต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้ (Howto อย่างละเอียดบนเว็บ Zoho)

1. เซ็ตระบบฝั่ง Zoho

ขั้นแรกสุดเลยก็ต้องมีบัญชี Zoho แล้วสมัครใช้บริการ Zoho แบบ Business ก่อนครับ เข้าไปที่หน้า Signup แล้วก็กรอกโดเมนเนมที่ต้องการ

จากนั้นเราจะเข้าสู่หน้า Wizard สำหรับเซ็ตอัพโดเมนให้พร้อมใช้งาน ไล่เป็นสเต็ปไปอยู่แล้ว

ขั้นถัดมาเราจะต้อง verify ว่าเราเป็นเจ้าของโดเมนนี้จริงๆ วิธีการมีให้เลือก 3 แบบคือ

  • เปลี่ยนค่า CNAME ใน DNS
  • เปลี่ยนค่า TXT ใน DNS
  • อัพโหลดไฟล์ขึ้นไปบนเว็บเพจ (แบบเดียวกับการยืนยันตัวตนใน Google Webmaster)

อันนี้จะเลือกแบบไหนก็แล้วแต่สะดวกครับ ผมมีสิทธิเข้าถึง FTP ของระบบอยู่แล้ว เลยเลือกวิธีสุดท้าย

ยืนยันตัวตนเสร็จแล้วก็ถึงเวลาเพิ่ม username ที่ต้องการให้มีอยู่ในระบบ ตรงนี้จะเพิ่มด้วยมือก็ได้ หรือจะ export ของเก่าเป็น CSV มา import ก็ได้อีกเหมือนกัน เนื่องจากกรณีของผมนี่มี user แค่ไม่กี่คน ก็แอดมือเอาแหละง่ายดี

เรื่องการเพิ่ม user นี่เราสามารถทำทีหลังได้ ถ้าขี้เกียจก็เอาบัญชีหลักๆ อันเดียวให้ได้ก่อนพอแล้ว

ขั้นที่สามเป็นการเพิ่ม group mail สำหรับเมลที่ส่งหาคนหลายๆ คนพร้อมกันครับ (เช่น hr@mydomain.com แล้ว forward ต่อ) ตรงนี้ถ้าไม่ใช้งานก็กด Skip ข้ามไปได้

เมื่อเรียบร้อยแล้วจะเข้าสู่ขั้นตอนที่ต้องยุ่งเกี่ยวกับ MX แล้ว

2. แก้ค่า MX Record

ในขั้นตอนนี้เราจะต้องล็อกอินเข้าไปยังระบบโฮสติ้งที่เราใช้อยู่ เพื่อแก้ค่า MX Record ให้ย้ายมาเป็นระบบของ Zoho แทนครับ

วิธีการแก้ไขค่า MX จะต่างกันตามแต่ละโฮสต์ที่ใช้งาน ทาง Zoho เตรียมคู่มือที่ค่อนข้างละเอียดสำหรับโฮสต์ยอดนิยมของฝรั่งไว้ให้ สำหรับคนไทยที่ไม่ได้ใช้บริการเหล่านี้ก็ต้องสอบถามไปยังผู้ให้บริการโฮสติ้งเอาเอง

กรณีของผม โฮสต์ที่ใช้อยู่นั้นใช้ DirectAdmin สำหรับการแก้ไขค่าต่างๆ ที่เกี่ยวกับระบบโฮสติ้ง เราก็ล็อกอินเข้าไปยังหน้า DirectAdmin ตามปกติ แล้วก็หาหัวข้อที่เขียนว่า DNS Management หรือ MX Records ครับ (อันไหนก็ได้ มันเข้าหน้าเดียวกัน)

เข้าไปยังหน้าแก้ไขค่า MX Records แล้ว ให้ลบค่า MX ของเก่าทั้งหมดออก จากนั้นก็สร้าง MX Records เข้าไปเพิ่มอีก 2 อัน คือ mx.zoho.com. และ mx2.zoho.com.

ตรงนี้ชีวิตเริ่มยากลำบากเข้ามาหน่อย เพราะ Zoho สอนว่าตรงค่า host/domain ให้ใส่ตัว @ หรือเว้นว่างไว้ ปรากฎว่า DirectAdmin เวอร์ชันล่าสุดไม่ยอมรับการป้อนข้อมูลแบบนี้ (แล้วมันไม่บอกด้วยนะ!) หลังจากนั่งงมอยู่พักนึง เราก็พบว่าให้ป้อน Domain Name แทน (ใส่เป็น mydomain.com. อย่าลืมจุดข้างหลัง) ตามภาพ

ใส่เสร็จแล้ว เซฟค่าเรียบร้อยก็เทสต์เพื่อความมั่นใจกันหน่อยครับ เข้าไปที่ mxtoolbox.com แล้วกรอกชื่อโดเมนเนมของเรา ถ้าได้หน้าจอออกมาแบบที่เห็นในภาพ ก็แปลว่าทำถูกแล้ว

เพื่อความมั่นใจอีกรอบ ให้ลองส่งเมลทดสอบจากเมลอะไรก็ได้ (เช่น Gmail) เข้ามายังอีเมลที่เราเซ็ตไว้ในระบบของ Zoho (@mydomain.com) มาถึงตอนนี้เราน่าจะรับอีเมลผ่านไคลเอนต์จากเว็บ Zoho.com ได้แล้ว (ลองส่งกลับคืนด้วยว่าตอบได้มั้ย)

3. Migrate อีเมลเก่ามายัง Zoho

สถานะของเราในขั้นนี้คือ เราสามารถรับส่งอีเมล @mydomain.com บนระบบของ Zoho ได้แล้ว แต่กล่องอีเมลของ Zoho ยังเป็นกล่องอีเมลว่างๆ อยู่ คำถามคือเราจะย้ายอีเมลเก่ามาไว้บน Zoho ได้อย่างไร

Zoho มีระบบ Migration ให้พร้อมอยู่แล้ว วิธีใช้งานคือใช้ user ที่เป็นแอดมินระบบ กดตรงคำว่า Control Panel ที่มุมขวาบน แล้วเข้าหมวด Mail Administration > Migration จะเจอหน้าจอดังภาพ

หน้าที่ของเราคือกรอกข้อมูลเซิร์ฟเวอร์เมลเก่า ซึ่งในที่นี้คือ Windows Live ให้ใส่ข้อมูลดังนี้

  • Migration Name ตั้งชื่อแผนการย้าย ใส่เป็นอะไรก็ได้
  • Migration Protocol IMAP
  • Server Type Other
  • Server Name imap-mail.outlook.com
  • Security SSL
  • Server Port 993

รายละเอียดดูได้จาก Microsoft Answer

กรอกข้อมูลเสร็จแล้ว เราจะเห็นชื่อ Migration Name โผล่เข้ามาในระบบของ Zoho (ในที่นี้ผมตั้งว่า Outlook) ตรงนี้ UI มันจะชวนงงนิดนึง ให้เราคลิกที่ชื่อ Outlook ตามที่ทำสีแดงไว้

เราจะเห็นหน้าจอเพิ่ม user สำหรับย้ายเมล โดยเราจะต้องใส่

  • Username ของต้นทางหรือเซิร์ฟเวอร์เมลเก่า
  • Password ของอีเมลเซิร์ฟเวอร์เก่า
  • Username ของเซิร์ฟเวอร์ Zoho ที่อยากให้ย้ายมา

ขั้นตอนละเอียดสามารถอ่านได้จาก Zoho Email Migration

ตรงนี้ความยุ่งยากจะเริ่มมาเยือนครับ เพราะผมลองกรอก Username/Password ไปแล้ว ได้รับข้อความ error ว่ารหัสผ่านผิดพลาด ทั้งที่เราลองทดสอบรหัสผ่านชุดเดียวกันกับโปรแกรมอีเมลอย่าง Thunderbird แล้วฉลุย ไม่มีปัญหาใดๆ

หลังจากงงอยู่พักใหญ่ๆ ลองหาข้อมูลในเว็บ Zoho ก็พบว่ามีคนเจอกันเยอะ 1, 2, 3, 4 รวมถึงบนเว็บ Microsoft เองก็มี

สรุปว่าสาเหตุเกิดจากระบบของไมโครซอฟท์ดีเกินไป เห็นว่าเราล็อกอินมาจากสถานที่พิสดารที่เราไม่เคยใช้มาก่อน ระบบเลยบล็อคไม่ให้ Zoho เข้าถึง

ทางแก้คือกลับไปเข้าเว็บ Outlook.com แล้วล็อกอินด้วยบัญชีอีเมล @mydomain.com ครับ เลือกหน้า Account Settings แล้วเลือก Check recent activity (URL ตรง) จะเจอประวัติการล็อกอินของเรา ดังภาพ

จะเห็นว่าร้อยวันพันปีเราล็อกอินจาก Thailand เสมอ พอล็อกอินผ่านตัว Migration ของ Zoho จะทำให้ไมโครซอฟท์มองเห็นว่าเราล็อกอินมาจากแถบ Oakland และบล็อคการล็อกอินของเราซะเลย

ทางแก้คือกดปุ่ม This was me สีฟ้าครับ (อาจมีหลายอันตามความพยายามในการล็อกอินของเรา ก็ไล่ไปกดให้หมด) แล้วค่อยไปลองล็อกอินใน Zoho Migration อีกรอบ คราวนี้ของผมผ่านฉลุยแล้ว

เมื่อสร้างบัญชี Migration ในระบบของ Zoho ได้เรียบร้อยแล้ว เราก็สามารถกดปุ่ม Start เพื่อเริ่มกระบวนการดูดเมลจากเซิร์ฟเวอร์เก่ามายังเซิร์ฟเวอร์ของ Zoho ได้เลย ตรงนี้ต้องใช้เวลาพอสมควรเพราะรันเป็น batch ก็ปล่อยเซิร์ฟเวอร์คุยกันเองไปจนกว่าจะเสร็จครับ หมดหน้าที่ของเราแล้ว

ขั้นตอนอื่นๆ

ถ้าผ่านขั้นตอนข้างต้นทั้งหมด ตอนนี้เราจะสามารถรับส่งอีเมลผ่านหน้าเว็บ Zoho ได้แล้ว แต่ถ้าอยากได้ความสะดวกหรือฟีเจอร์อื่นๆ ก็ต้องตั้งค่าเพิ่มกันอีกเล็กน้อย

Referral รับเพิ่ม 5 บัญชี

สุดท้ายสำหรับคนที่สนใจใช้ Zoho แบบรุ่นฟรีกับเขาบ้าง ถ้าอยากได้โควต้าเพิ่มจาก 10 บัญชีเป็น 15 บัญชี สามารถขอ invite จากผมได้ครับ (คือจะได้เพิ่มฝั่งละ 5 บัญชี) ทิ้งอีเมลไว้ได้ในคอมเมนต์นะครับ