[Startup CEO] Company Operating System

สรุปเนื้อหาจากหนังสือ Startup CEO ของ Matt Blumberg (ตอนเก่าอ่านได้จากแท็ก Startup CEO นะครับ)

Startup CEO: A Field Guide to Scaling Up Your Business

บทที่ 17 เริ่มหมดเนื้อหาช่วง HR เข้าสู่ส่วนของ business operation โดยผู้เขียนแนะนำแนวคิดที่น่าสนใจคือ Company Operating System ซึ่งไม่ใช่ OS จริงๆ หรอกแต่เป็น "จังหวะ" (rhythm) ของการทำงานภายในบริษัท ที่เราสามารถสร้างและควบคุมมันได้

แนวคิดของการกำหนด "จังหวะ" มองว่าชีวิต startup นั้นยุ่งเหยิง (chaos) มีความไม่แน่นอน (uncertainty) สูง ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเป็นไปโดยราบรื่นขึ้น ก็ควรมีภาวะประจำ (regularity) เข้ามาครอบไว้บ้าง เช่น

  • ควรกำหนดตารางเวลาการประชุมสำคัญของบริษัทล่วงหน้า เช่น การประชุมบอร์ดประจำไตรมาส หรือ การประชุมยุทธศาสตร์ประจำปี เพื่อให้คนในบริษัทไม่ต้องคาดเดาเอาเองว่าจะเกิดขึ้นเมื่อไร และทุกคนจะได้คาดหวังและเตรียมตัวได้ถูก
  • มีฟอร์แมตของการสื่อสารภายในบริษัทที่สำคัญๆ ว่าจะเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น บริษัท Return Path กำหนดนโยบายว่าจะเปิดเผยสไลด์ที่นำเสนอต่อบอร์ดให้คนทั้งบริษัทรับทราบ (ยกเว้นเฉพาะความลับสำคัญบางหน้าเท่านั้น) โดย "โครงสร้าง" ของสไลด์จะมีฟอร์แมตชัดเจนว่าประกอบด้วยเนื้อหาอะไรบ้าง คนในบริษัทจะได้ไม่ต้องถอดโค้ดกันวุ่นวายว่า ผู้บริหารหมายถึงอะไร
  • ไม่ว่าองค์กรจะแบนราบ (flat) แค่ไหน ก็ต้องมีหัวหน้าลูกน้องอยู่ดี ดังนั้นต้องประกาศให้ชัดเจนว่าใครคือหัวหน้า ใครคือคนที่มีอำนาจตัดสินใจ ควรมีชื่อกลุ่มให้ชัดเจน (เช่น exec team หรือ senior team อะไรก็ว่าไป) มีกำหนดเวลาประชุมที่แน่ชัด และมีอีเมลกลุ่มของตัวเองที่คนนอกกลุ่มสามารถติดต่อได้
  • ใช้นโยบายเข้าถึงผู้บริหารได้ง่าย หรือ open-door policy ตอบทุกคำถามและข้อสงสัย เพื่อให้พนักงานไม่มีปัญหาคาใจ (เพราะ startup มันมีเรื่องให้กังวลมากอยู่แล้ว)
  • มีระบบไอทีและระบบเอกสารเพียงระบบเดียว ไม่ใช่ว่าอยู่คนละสำนักงานกันก็ใช้ระบบคนละแบบ มันบริหารจัดการยาก

ผู้เขียน Matt มองว่าจังหวะของบริษัทควรต้องผสมผสานกันระหว่างโหมด "ทุ่มสุดตัว" (all-or-nothing) กับโหมด "ปกติ" งานระดับปกติไม่โหดเป็นพิเศษ ซีอีโอต้องหาจังหวะที่เหมาะสม ทั้งดึงทั้งผ่อนให้ดี

  • ถ้าองค์กรต้องทำงานในโหมดทุ่มสุดตัวอยู่ตลอดเวลา ไม่มีภาวะปกติเลย มันจะเครียดและเหนื่อย ทำอะไรไม่สำเร็จสักอย่าง เพราะทุกอย่างต้องเร่งรีบไปหมด
  • ถ้าองค์กรอยู่ในโหมดปกติตลอดเวลา ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่น่ะได้ แต่ถ้าเป็น startup มันจะไม่มีอะไรคืบหน้าเป็นพิเศษเลย ไม่สามารถเติบโตอย่างก้าวกระโดดได้

คำแนะนำของ Matt คือเมื่อถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนเกียร์ ต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าตอนนี้เราเข้าโหมดเร่งรีบอย่างเป็นทางการแล้ว (เช่น ประชุมทีมแล้วแจ้ง หรืออีเมลแจ้ง) และต้องยืดหยุ่นให้กับเรื่องอื่นๆ ที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญที่ต้องเร่งมือด้วย (เช่น ยอมให้โครงการอื่นช้าลงได้)

ในขณะที่การปรับเกียร์ลงสู่โหมดปกติ ก็ใช้วิธีเลี้ยงฉลองเมื่อปิดโครงการได้ และอาจจะให้หยุดงานกันหนึ่งวันแล้วค่อยกลับมาทำงานใหม่ เป็นต้น