[Startup CEO] Managing Remote Offices

สรุปเนื้อหาจากหนังสือ Startup CEO ของ Matt Blumberg (ตอนเก่าอ่านได้จากแท็ก Startup CEO นะครับ)

Startup CEO: A Field Guide to Scaling Up Your Business

บทที่ 15 สั้นๆ พูดถึงการบริหารงานในกรณีที่เรามีสำนักงานหลายแห่ง หรือมีพนักงานที่ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ ว่าควรทำอย่างไรบ้าง

ผู้เขียน Matt Blumberg บอกว่าถ้าให้ย้อนเวลากลับปได้ เขาจะพยายามให้บริษัท Return Path ของเขามีสำนักงานเพียงแห่งเดียวให้นานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (ปัจจุบันมี 12 แห่งใน 7 ประเทศ)

การมีสำนักงานจริงๆ (brick and mortar) มีข้อดีเหนือสำนักงานเสมือนดังนี้

  • มีสังคมของเพื่อนร่วมงาน เพราะถ้าต่างคนต่างทำงานอยู่บ้าน มันจะเหงาหงอยมาก
  • ส่งเสริมให้เกิดวัฒนธรรมในการร่วมมือกัน (collaboration) ตัวอย่างคือ อินเทลเคยพบว่าพนักงานมักจะหยุดยืนคุยกันที่ทางเดินหรือห้องโถงกลาง เพื่อสนทนากันเรื่องไอเดียในการทำงาน ก็เลยเอาไวท์บอร์ดไปตั้งไว้แถวๆ นั้นซะเลย (ออนไลน์ยังทำอะไรแบบนี้ไม่ได้)
  • ให้มีความรู้สึกว่าต้องโฟกัสกับงาน การทำงานอยู่บ้านจะวอกแวกได้ง่ายกว่า

อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของการมาทำงานจริงๆ คือคน (อเมริกัน) สมัยนี้อยากย้ายถิ่นฐานเพื่อไปทำงานน้อยลงจากเดิม การทำ remote office/worker จึงเป็นทางออกหนึ่ง แน่ล่ะว่าเราอยากได้พนักงานที่เก่งที่สุดมานั่งทำงานรวมกัน แต่ถ้าในความเป็นจริงมันทำแบบนั้นไม่ได้ ก็เอาเป็นได้พนักงานเก่งๆ มาทำงานให้แบบไม่ต้องเข้าออฟฟิศก็ยังดี

Best Practices สำหรับการบริหารพนักงานระยะไกล

Return Path มีพนักงานระดับสูงกระจายตัวอยู่ใน 4 ออฟฟิศทั่วโลก มีประสบการณ์ด้านนี้พอสมควร คำแนะนำที่สามารถแชร์ได้คือ

  • ให้พนักงานที่ไม่เข้าออฟฟิศสร้าง workspace ที่มีอุปกรณ์ครบถ้วน มีสภาพเหมาะแก่การทำงาน (เงียบ อยู่ในห้องปิด แยกจากส่วนพักอาศัยชัดเจน) และมีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงพอสำหรับ Skype หรือ video call
  • ออกค่าใช้จ่ายต่อเดือนให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกล สำหรับค่าอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ต (ควรกำหนดเป็นค่าใช้จ่ายตายตัวต่อเดือน เท่ากันทุกเดือน)
  • ส่วนประเด็นการทำงานที่ co-working space นั้นจะแพงกว่าการใช้บ้านเป็นสำนักงาน ทำให้เคสแบบนี้จะต้องขออนุมัติก่อนเป็นกรณีพิเศษ (ถ้าสมเหตุสมผลก็อนุมัติ)
  • เตือนพนักงานที่ต้องทำงานจากระยะไกลว่าต้องเน้นการสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมมากเป็นพิเศษ โดยพยายามใช้ voice/video call กับเพื่อนร่วมงานให้บ่อย และถ้าต้องเข้าสำนักงานใหญ่มาประชุม ก็จะช่วยกันจัดตารางงานให้มาแล้วคุ้มค่าที่สุด
  • กำหนดให้มีการประชุมทีมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อจำลองสภาพที่เกิดการชิตแชตกันในที่ทำงานให้มากที่สุด

การ "มีคนในทีม" ทำงานจากที่บ้านในต่างเมือง เป็นคนละประเด็นกับการที่ "มีคนทั้งทีม" ไปทำงานอยู่อีกเมือง ซึ่งคำแนะนำข้างต้นนี้ไว้สำหรับกรณี "คนในทีมอยู่ต่างเมือง"

ในกรณีที่มีทีมแยกไปอยู่ที่อื่น ให้มองว่าทีมนั้นคล้ายกับทีมเอาท์ซอร์ส ที่รันแยกอิสระได้ แต่ใช้วิธีกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ให้แทน ถ้าทำไม่ได้ตามเป้าก็ "เปลี่ยนเวนเดอร์" ซะ