สรุปเนื้อหาจากหนังสือ Startup CEO: A Field Guide to Scaling Up Your Business ของ Matt Blumberg (ดองไว้นาน)
บล็อกตอนนี้เป็นตอนต่อจาก Startup CEO กับการจ้างงาน ที่พูดเรื่องการจ้างงาน ส่วนเนื้อหาในตอนนี้จะพูดถึงการ "ประเมิน" พนักงาน (จากบทที่ 11)
จริงๆ แล้วในต้นฉบับ ผู้เขียน Matt Blumberg ไม่ได้ใช้คำว่า "evaluation" แต่ใช้คำว่า "give feedback" เพื่อให้พนักงานรับทราบถึงผลงานของตัวเอง
เขาแบ่งการให้ feedback แก่พนักงานออกเป็น 4 แบบ แยกเป็น matrix 2 มิติ (2x2) ตามภาพ
เขาแยกเนื้อหาออกเป็น 2 ส่วน
- ผลงานของพนักงานที่ผ่านมา (performance)
- การพัฒนาตัวเองของพนักงาน (development)
และแยกวิธีการออกเป็น 2 แบบ
- แบบเป็นทางการ (formal)
- แบบไม่เป็นทางการ (informal)
สรุปเนื้อหาของแต่ละแบบได้ตามนี้
1:1
เป็นการประเมินประสิทธิภาพในการทำงาน (performance) แบบไม่เป็นทางการ (informal)
- เป้าหมายคือให้คนในทีมรู้ผลตอบรับ (feedback) จากงานที่ทำ ภายใต้เงื่อนไขว่ากระบวนการให้ feedback ต้องไม่เป็นภาระจากงานประจำมากนัก
- ขั้นตอนง่ายๆ แค่ให้พนักงานแต่ละคนรายงานว่า เป้าหมายของสัปดาห์นั้นคืออะไร มีความคืบหน้ามากน้อยแค่ไหน และเป้าหมายของสัปดาห์หน้าคืออะไร จากนั้นส่งให้หัวหน้าทีม
- หน้าที่ของหัวหน้าทีมคือ ให้ feedback กับรายงานที่ส่งเข้ามา และอาจแนะนำว่างานที่พนักงานแต่ละคนทำนั้นตรงกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กรมากน้อยแค่ไหน หรือขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น-ฝ่ายอื่นอย่างไรบ้าง
- ควรให้ feedback เป็นรายสัปดาห์ (หรือจะนานกว่านั้นก็ได้ แต่ขอให้สม่ำเสมอ)
Hallway Feedback
เป็นการให้ feedback ในการพัฒนาตัวเอง (development) แบบไม่เป็นทางการ (informal)
- วิธีการตามชื่อคือ กล่าวถึงในที่แจ้ง (hallway) ต่อหน้าคนอื่นๆ
- ใช้วิธีนี้เป็นบางโอกาสเท่านั้น ไม่ต้องทำบ่อยๆ (ad hoc) ไม่ต้องนัดล่วงหน้า
- แยกได้เป็น 2 กรณีคือ แก้ปัญหาที่พลาด กับ เน้นย้ำความสำเร็จ
- ตัวอย่างการใช้แก้ปัญหา เช่น มีพนักงานคนหนึ่งประพฤติตัวไม่ดี จนทำลายกำลังใจของทีมงาน ถ้ารับมือไม่ดีจะส่งผลต่อวัฒนธรรมองค์กรในระยะยาว ดังนั้นหัวหน้างานต้องรีบแก้ไขโดยทันที
- ตัวอย่างการใช้งานในแง่ดี คือ มีพนักงานบางคนผลงานดีเยี่ยม ก็ควรจะชื่นชมให้เห็นต่อหน้าโดยถ้วนทั่วกัน
- เทคนิคสั้นๆ คือ แจ้งพนักงานคนนั้นว่าเรามี feedback, พูดให้ชัดและตรงประเด็น, จากนั้นจับมือหลังพูดเสร็จ
Performance Reviews
ตรงตามชื่อเลยครับ เป็นการประเมินด้านประสิทธิภาพการทำงาน (performance) แบบเป็นทางการ (formal)
- มันคือการประเมินผลงานรายปี แต่ควรทำให้ง่าย เร็ว กระชับ และเน้นเฉพาะประเด็นสำคัญคือ "พนักงานมีผลงานอย่างไรเทียบกับเป้าหมายที่วางเอาไว้)
- คนตอบมีแค่ 2 คนคือ ตัวพนักงานคนนั้น กับ ผู้บังคับบัญชา
- ควรมีระบบการประเมินตัวเองที่ตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย เพื่อให้พนักงานสามารถประเมินตัวเองได้ง่าย
- การประเมินรายปีควรโฟกัสเป้าหมายแค่ 2 อย่างคือ
- สิ่งพนักงานทำได้ดีเป็นพิเศษหรือแย่เป็นพิเศษ
- ประเด็นที่พนักงานกับหัวหน้างานมีความขัดแย้งกัน ควรใช้โอกาสนี้ปรับความเข้าใจให้ตรงกัน
360
เป็นการประเมินพัฒนาการ (development) อย่างเป็นทางการ (formal)
- เป็นวิธีที่ดีแต่กินเวลามาก ถ้าองค์กรมีคนเยอะ ควรใช้วิธีนี้กับพนักงานระดับ VP ขึ้นไปเท่านั้น (อาจปรับใช้วิธีตอบฟอร์มออนไลน์สำหรับพนักงานระดับที่ไม่ใช่ผู้บริหารแทนได้)
- วิธีนี้จะต้องมีคนนอกองค์กรมาทำหน้าที่ "โค้ช" หรือ facilitator ด้วย โดยคนนอกคนนี้จะถามคำถามสำคัญๆ เช่น ปีที่แล้วมีเหตุการณ์อะไรสำคัญเกิดขึ้นบ้าง ผลงานด้านไหนดีหรือไม่ดี ความคืบหน้าเมื่อเทียบกับปีที่แล้วเป็นอย่างไรบ้าง
- จากนั้น facilitator จะนำประเด็นที่ได้นี้ไปหารือกับผู้บริหารคนอื่นๆ (เจ้าตัวที่ถูกสัมภาษณ์จะไม่ได้เข้าร่วมด้วย) โดยข้อมูลทั้งหมดจะเก็บเป็นความลับ ไม่รั่วไหลออกนอกห้อง และสุดท้าย facilitator จะนำข้อมูลที่ได้กลับมาเล่าให้เจ้าตัวฟังว่า คนอื่นคิดกับเราอย่างไร
- วิธีการนี้อาจดูแปลกๆ ในตอนแรก (โดยเฉพาะคนถูกวิจารณ์ ที่รู้ว่ามีคน 15 คนกำลังนั่งนินทาเราอยู่ในห้องถัดไปแถมได้ยินเสียงหัวเราะอีกต่างหาก) แต่ผลที่ได้ในระยะยาวกลับเป็นผลดี เพราะรู้ว่าคนอื่นคิดอย่างไร โดยเฉพาะการเทียบ feedback จากคนหลายๆ คนเพื่อดูว่าโดยรวมๆ แล้วคนหมู่มากคิดอะไรกับเรา
- วิธีนี้กินแรงและกินเวลามาก ผู้เขียนแนะนำว่าควรจัดตารางหลบงานสำคัญๆ ของบริษัท โดยกรณีของผู้เขียนจะจัดการประเมินแบบ 360 ของตัวเองหลังการประชุมบอร์ดสักระยะหนึ่ง
- วิธีช่วยประหยัดแรงคือใช้ซอฟต์แวร์ ซึ่งบริษัทนี้ใช้โซลูชันของ Workday
ประเด็นที่ควรรับ Feedback
ผู้เขียนบอกว่าในฐานะ CEO จะต้องการ feedback ใน 5 ประเด็นใหญ่ๆ
- Strategy ยุทธศาสตร์ของบริษัทตอบสนองตลาดที่เปลี่ยนไปได้มากน้อยแค่ไหน
- Staff Management เขาสร้างและบริหารจัดการทีมงานได้ดีแค่ไหน โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง หาคนมาร่วมทีมได้ดีพอหรือไม่
- Resource Allocation การบริหารทรัพยากรภายใน มีความสมดุลระหว่างงานแต่ละส่วนได้แค่ไหน
- Execution ผลการดำเนินจริงทำได้ดีแค่ไหนเมื่อเทียบกับแผนการที่วางไว้
- Board Management/Investor Relations การทำงานร่วมกับบอร์ดหรือนักลงทุน ดีมากน้อยแค่ไหน สื่อสารกันชัดเจนหรือไม่
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญที่ควรทำหลังจากได้รับ feedback แล้วคือนำ feedback มาจัดทำเป็นแผนการทำงาน (action plan) หรือแผนการพัฒนาตัวเอง (development plan) เพื่อปฏิบัติจริงในปีต่อไป แผนพวกนี้ทำสั้นๆ ก็พอไม่ต้องละเอียด