เคยสงสัยกันบ้างมั้ยครับ ว่าทำไมเวลาส่งเอกสารสำคัญเป็นเรื่องเป็นราวหน่อยไปให้คนอื่น เราถึงต้องส่งเป็น ไฟล์ .doc ของไมโครซอพท์เวิร์ดกัน ไหนว่าตอนนี้รัฐบาลส่งเสริมให้ใช้งานซอพท์แวร์เสรี อย่าง ออฟฟิศทะเล หรือปลาดาวไม่ใช่เหรอ ทำไมเราไม่ส่งเอกสารในรูป .sxw ของปลาดาวแทนล่ะ? ปัญหานี้ ถ้าจะให้ตอบง่ายๆ ก็ต้องตอบว่า ในเมื่อคนเกือบทั้งประเทศ (ทั้งโลกก็ได้) ใช้ไมโครซอพท์ออฟฟิศกันทั้งนั้น ถ้าเราส่งไฟล์ปลาดาวไปให้ ถ้าเครื่องของคนที่รับไฟล์จากเรามีแต่เวิร์ด แน่นอนว่าเปิดไฟล์ของปลาดาวไม่ได้อยู่แล้ว ผลเสียก็เกิดขึ้นตรงที่ ผู้รับอ่านไฟล์ของเราไม่ได้ เราเองต้องลำบากลำบนมาแปลงไฟล์ปลาดาวไปเป็นเวิร์ดแล้วส่งใหม่อีก สู้ส่งจากเวิร์ดตั้งแต่แรก ก็สิ้นเรื่อง จริงมั้ยครับ?



ปัญหามาตรฐานกลาง สำหรับไฟล์เอกสารสำนักงานที่สร้างจากโปรแกรมตระกูลเวิร์ด โปรเซสเซอร์นี้มีมานานแล้ว ไม่ใช่แต่เมืองไทยที่ยังต้องแลกข้อมูลกันด้วย .doc กันอยู่ ฝรั่ง จีน ญี่ปุ่น เกาหลีและอื่นๆ ส่งไฟล์ .doc เพราะกลัว คนรับเปิดไฟล์แบบอื่นไม่ได้เหมือนกัน แต่ที่พวกนี้กลัวกันยิ่งกว่า คือ กลัวว่าไมโครซอพท์จะเปลี่ยนแปลงอะไรใน ไฟล์เอกสารของออฟฟิศต่างหาก (ในที่นี้ เน้นไปที่ .doc แต่ก็รวม .xls และ .ppt ของเอ็กเซล กับพาวเวอร์พอยต์เหมือนกัน) ตัวอย่างง่ายๆ ที่สุด นั่นคือ ตอนเปลี่ยนจากออฟฟิศ 95 เป็น 97 เรามีปัญหากันมากเพราะว่าไฟล์จากเวิร์ด 95 กลับกลายเป็น ตัวยึกๆ ยือๆ บนเวิร์ด 97 (ยังดีที่ออฟฟิศ 2000 กับ XP ไม่มีการเปลี่ยนรูปแบบไฟล์อีก)



ปัญหานี้รัฐบาลหลายๆ ประเทศกลัวมาก เพราะไม่มีอะไรรับประกันได้เลยว่า ข้อมูลที่เก็บๆ กันอยู่ทุกวันนี้ ด้วยเวิร์ดนั้น อีก 10 ปีจะยังอ่านได้อยู่หรือเปล่า ไมโครซอพท์อาจจะอ้างตอนที่ออกออฟฟิศ 2005 ก็ได้ ว่า ไฟล์รูปแบบเก่าล้าสมัย และไม่มีประสิทธิภาพไปแล้ว ทำให้เวิร์ด 2005 อ่านไฟล์เวิร์ดปัจจุบันไม่ได้ แถมรูปแบบไฟล์ของไมโครซอพท์ออฟฟิศนั้นเป็นมาตรฐานปิด เราพิมพ์งาน ใส่เวิร์ด เซฟเป็นไฟล์ .doc แต่เราไม่มีสิทธิ์ที่จะรู้เลยว่า ตัวหนา ตัวเอียง ย่อหน้าในเอกสารของเรา ถูกเก็บยังไงอยู่ใน .doc เราจึงแทบไม่มีโอกาสจะสร้างโปรแกรมของเราขึ้นมาอ่านไฟล์เวิร์ดได้เลย



ทางผู้พัฒนา OpenOffice.org (ต้นตระกูลของปลาดาว และออฟฟิศทะเล) ที่เขียนตัวแปลงไฟล์ไมโครซอพท์ออฟฟิศเพื่อให้ OpenOffice.org อ่านได้ เคยออกมาให้สัมภาษณ์ว่า มันเป็นอะไรที่ ยากเย็นแสนเข็ญมาก เพราะเหมือนกันเราเขียนโปรแกรมให้อ่านไฟล์อะไรก็ไม่รู้ ที่ไม่รู้ว่าส่วนนี้ของไฟล์คืออะไร ปัจจุบันออฟฟิศทะเลและปลาดาว ก็เลยสามารถอ่านไฟล์จากไมโครซอพท์ออฟฟิศได้ ถึงแม้จะไม่ 100 % ก็ตาม (มาจากสาเหตุนี้เอง)



กลับมาที่ปัญหาเดิมครับ ว่าจะทำอย่างไรถ้าเกิดไมโครซอพท์ทำอะไรกับไฟล์เวิร์ดขึ้นมา ลองมาคิดกันดีกว่า ว่าจะส่งไฟล์เอกสาร ในรูปแบบอะไรแทน



ถ้าเป็น text file ธรรมดา ข้อดีคือทุกเครื่องอ่านได้ แต่ถ้าเกิดว่าเอกสารเราเกิดซับซ้อนขึ้นมา มีใส่รูป ใส่ตาราง text file ใช้ไม่ได้แน่ ถ้าเกิดเป็น html ล่ะ ทุกเครื่องก็อ่านได้เหมือนกัน แต่ข้อเสียของ html คือ เวลาพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ครับ เอกสารราชการนั้นจำเป็นต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษไว้ด้วย แต่จุดด้อยของ html เลยคือการพิมพ์ เพราะเราบังคับรูปแบบ ของ html ตอนพิมพ์ได้ยากมาก เนื่องจากว่า html ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้พิมพ์ออกกระดาษ แต่เอาไว้อ่านจากเว็บบราวเซอร์เท่านั้น html บนเครื่องของเราอาจจะดูดี แต่พอไปเครื่องคนอื่นอาจจะเละไปเลยก็ได้



เอกสารแบบที่ถูกออกแบบมาแก้จุดอ่อนตรงนี้คือ PDF ครับ หน้าตาของเอกสารจะเหมือนกันหมดไม่ว่าจะอ่านจากที่ไหน พิมพ์ก็สวย ใส่รูปก็ได้ ป้องกันการก็อปปี้ได้อีก แต่ข้อเสียอย่างแรงของมันคือ มันไม่ฟรีครับ ถึงแม้ Acrobat Reader จะแจกฟรี แต่ตัวสร้างไฟล์ PDF อย่างเป็นทางการและถูกลิขสิทธิ์นั้น Adobe ขายในราคา 299 เหรียญ ตีเป็นเงินไทยก็หลายตังค์เหมือนกัน



ทางเลือกสุดท้ายที่ทุกคนหันมามองกันคือ XML ครับ XML ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อใช้แลกเปลี่ยน ข้อมูลโดยตรงอยู่แล้ว มาตรฐานกลางในการส่งข้อมูลของ e-Commerce นั้นก็เป็น XML แล้ว (เรียกว่า ebXML) แถมตอนนี้ ไฟล์เอกสาร ของปลาดาว/ออฟฟิศทะเลก็เป็น XML แล้วเช่นกัน แล้ว XML ดีตรงไหนล่ะ ดีตรงที่ว่า XML นั้นเป็นมาตรฐานเปิด ไม่ได้เป็นของใคร ถ้าเกิดว่าในอนาคตปลาดาว/ออฟฟิศทะเลเลิกสนับสนุน XML ขึ้นมา เรายังสามารถเขียนโปรแกรมขึ้นมาอ่านไฟล์ XML เองได้ โดยอาศัยเอกสารประกอบของ W3C ซึ่งเปิดเผยให้กับสาธารณชนอยู่แล้ว



ทีนี้เมื่อทุกคนมองมาที่ XML ก็เลยมีความพยายามที่จะสร้างรูปแบบมาตรฐานสำหรับไฟล์ออฟฟิศ หมายความว่าถ้าเกิดเราใช้ มาตรฐานกลางนี้แพร่หลาย การส่งไฟล์ข้ามกันระหว่างเวิร์ดกับปลาดาวก็ไม่ใช่ความฝัน องค์กรกลางที่ทำหน้าที่นี้คือ OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards : http://www.oasis-open.org) ซึ่งเป็นผู้ออกมาตรฐาน ebXML มาแล้ว โดยผู้ผลิตโปรแกรมออฟฟิศ 2 เจ้า คือ ซัน (OpenOffice.org และ StarOffice) กับ Corel (Word Perfect) รวมถึงพันธมิตรอีกหลายๆ ราย เช่น โบอิ้ง ได้เป็นหัวเรี่ยวหัวแรงของ OASIS เพื่อใช้ไฟล์เอกสารของ OpenOffice.org เป็นมาตรฐานกลาง กลุ่มพันธมิตรนี้เพิ่งจับมือกันไปเมื่อปลายปีที่แล้วครับ ตอนนี้ยังไม่มีความเคลื่อนไหวอะไรออกมาครับ



แต่มาตรฐานไฟล์ออฟฟิศตัวนี้ก็จะไม่มีประโยชน์อะไรเลย ถ้าเกิดว่าผู้เล่นรายใหญ่ในตลาด คือ ไมโครซอพท์ (ซึ่งก็เป็นสมาชิก OASIS เหมือนกัน) ไม่เล่นด้วย เพราะยังไง เรายังต้องง้อผู้ใช้ไมโครซอพท์ออฟฟิศอยู่



ล่าสุดใน Office 2003 ที่กำลังจะออกมานั้นก็สนับสนุน XML เหมือนกัน แต่ก็ทำงานร่วมกับไฟล์จาก OpenOffice.org ไม่ได้อยู่ดี ปัญหามาตรฐานไฟล์เอกสารนี้เลยยังไม่มีวี่แววว่าจะจบลงด้วยดี เพราะความจริงแล้ว มันแทบจะขึ้นอยู่กับไมโครซอพท์ฝ่ายเดียวเลย ถึงแม้ว่าปัจจุบันนี้ เราจะยังส่งไฟล์กันด้วยเวิร์ดอย่างไม่มีปัญหา แต่การเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต เผื่อว่ามีอะไรเกิดขึ้น ก็เป็นสิ่งที่ควรเตรียมตัวไว้นะครับ