ร่วมมือร่วมใจสู่มาตรฐานไฟล์แบบเปิด (3)

OpenDocument ร่วมมือร่วมใจสู่มาตรฐานไฟล์แบบเปิด (3) : เตรียมตัวสู่การใช้งาน OpenOffice.org

สองตอนที่แล้วผมเขียนถึงมาตรฐานของฟอร์แมตเอกสารออฟฟิศ ที่ชื่อว่า OpenDocument ไป และบอกว่าเราควรหันมามองโปรแกรม OpenOffice.org ซึ่งสนับสนุนฟอร์แมต OpenDocument นี้ ด้วยเหตุผลทางมาตรฐานเพียงอย่างเดียว

สัปดาห์ถัดมาผมได้มีโอกาสคุยกับบริษัทไอทีหลายแห่งที่ทำด้านซัพพอร์ตให้กับบ ริษัทในประเทศไทย พบว่ามีบริษัทจำนวนมากกว่าที่ผมคิดกำลังให้ความสนใจ OpenOffice.org ด้วยเหตุผลด้านราคาเป็นหลัก

ด้วยเหตุผลทั้งสองข้อ ผมเลยยกกรณีศึกษาการเปลี่ยนมาใช้ OpenOffice.org ของฝรั่งมาให้อ่านกัน เผื่อจะมีประโยชน์ ส่วนรายละเอียดของ OpenOffice.org 2.0 ที่ยังไม่ออกตัวจริง (ตอนนี้เป็นรุ่นเบต้า) ผมรอให้ออกตัวจริงก่อนแล้วจะเขียนถึงนะครับ แต่ถ้าใครสนใจอยากเอามาลองเล่นก่อนก็ดาวน์โหลดได้ที่ th.openoffice.org

องค์กรในกรณีศึกษานี้เป็นโรงเรียนครับ การที่องค์กรมีลักษณะเป็นสถานศึกษาหมายความว่าผู้ใช้ไม่มีแต่เพียงอาจารย์ ซึ่งถือเป็นบุคคลากรหลักที่อยู่ในการควบคุมขององค์กร แต่รวมถึงนักเรียนที่มีรูปแบบการใช้งานคอมพิวเตอร์ต่างออกไปด้วย นอกจากนี้การใช้งานชุดออฟฟิศในสถานศึกษาก็มีรูปแบบที่ไม่ซับซ้อนมากนัก เช่น พิมพ์รายงาน หรือทำสไลด์นำเสนอ ส่วนการทำตารางการเงิน งบประมาณที่ซับซ้อนนั้นถือว่ามีน้อยมาก หรือถ้ามีก็เฉพาะกลุ่มงานธุรการเท่านั้น ทำให้ฝ่ายซัพพอร์ตตัดปัญหาด้านความสามารถระดับสูงของตัวโปรแกรมที่ไม่เท่ากั นออกไปได้ เพราะทุกคนใช้แต่ความสามารถพื้นๆ

ซึ่งผมเห็นว่าการใช้งานส่วนมากในเมืองไทย ก็เป็นอย่างนี้ ดังนั้นกรณีศึกษานี้น่าจะใกล้เคียงกับสถานการณ์จริง

ฝ่ายไอทีของ University of Detroit Jesuit High School and Academy พบว่าถ้าต้องการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์เก่าของโรงเรียนที่ใช้วินโดวส์ 2000 และไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 97 ให้ใช้โปรแกรมรุ่นใหม่ เช่น วินโดวส์ XP และไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2000 หรือ 2003 จำเป็นเปลี่ยนฮาร์ดแวร์ใหม่ทั้งหมด ซึ่งคอมพิวเตอร์เก่าประมาณร้อยเครื่อง ใช้เงินประมาณหนึ่งแสนเหรียญ (ราวๆ 4 ล้านบาท)

ทางฝ่ายไอทีจึงพิจารณาการลงลินุกซ์ และ OpenOffice.org แทน นอกจากเหตุผลด้านค่าซอฟต์แวร์ที่ลดลงไปได้มากแล้ว ฝ่ายไอทียังพิจารณาถึงความสามารถของตัวโปรแกรม ที่ต้องผ่านข้อกำหนดการใช้งานพื้นฐานของโรงเรียนด้วย โครงการนี้ผ่านการอนุมัติจากคณะกรรมการหลังจากฝ่ายไอทีไปหว่านล้อมให้เห็นข้ อดีทั้งด้านราคาและความสามารถ งานนี้ใช้เงินไปแค่สองหมื่นเหรียญ (8 แสนบาท)

โครงการนี้เริ่มต้นในปี 2003 ตอนนี้โรงเรียนนี้ใช้ OpenOffice.org 100% แล้วครับ

แต่กระบวนการเปลี่ยนแปลงจริงมันไม่ง่ายอย่างนั้น ฝ่ายไอทีเริ่มงานอย่างเป็นระบบ ทดลองใช้ OpenOffice.org ในห้องแล็บคอมพิวเตอร์แห่งเดียวก่อน เพื่อหาปัญหาจากการใช้งานจริง และเป็นการเตรียมตัวทีมงานให้คุ้นเคยกับ OpenOffice.org ด้วย

หลังจากนั้นทางโรงเรียนก็แจ้งเด็กและผู้ปกครองแนะนำให้เปลี่ยนโปรแกรม มีการนำเสนอข้อมูลให้กับเด็กและอาจารย์ในช่่วงเปิดเรียน ทั้งข้อมูลทั่วๆ ไปและข้อแนะนำว่าจะหาคุณสมบัตินี้ของไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ได้จากส่วนไหนของ OpenOffice.org นักเรียนยังได้เข้าชั้นเรียนที่สอนการใช้ OpenOffice.org ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของวิชาคอมพิวเตอร์

ปัญหาอีกอย่างที่พบคือบรรดาอาจารย์มีสไลด์จำนวนมากที่อยู่ในรูป Powerpoint ทางโรงเรียนจึงแนะนำให้แปลงจาก Powerpoint มาเป็น Impress (โปรแกรมนำเสนอของ OpenOffice.org) ถ้าสไลด์มีความซับซ้อนมากจน Impress แปลงได้ไม่สมบูรณ์นัก ก็ยังแจกโปรแกรม Microsoft Powerpoint Viewer ให้ใช้เปิดสไลด์สอนได้ ส่วนการแปลงเอกสารที่ใช้ Macro ซึ่งเป็นปัญหาของ OpenOffice.org มาตลอดก็เป็นอย่างที่ผมเขียนไป คือในโรงเรียนไม่มีการใช้ Macro มากนักอยู่แล้ว

จะเห็นว่าปัญหาทางเทคนิคไม่มีอะไรเลยใช่มั้ยครับ สิ่งที่ University of Detroit Jesuit High School and Academy ทำมีแต่ด้านนโยบาย ด้านอบรมและให้ข้อมูลทั้งนั้น ซึ่งต้องวางแผนเป็นอย่างดีและทำอย่างต่อเนื่อง โดยส่วนตัวผมเองคิดว่าจุดสำคัญอยู่ที่ทางฝ่ายไอทีทำให้ฝ่ายบริหารเห็นความสำ คัญ และอนุมัติได้ ซึ่งฝ่ายบริหารจำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สอยู่บ้าง หวังว่าบทความตอนนี้จะทำให้ฝ่ายบริหาร (ซึ่งเป็นลูกค้าของกรุงเทพธุรกิจ) ได้เห็นความสำคัญของโอเพ่นซอร์สเพิ่มมากขึ้นนะครับ

Column: